Puede que parezca que Verifactu viene a cambiarlo todo. Y te adelanto una cosa por experiencia propia: no es para tanto. La Agencia Tributaria (Hacienda, para los amigos) exige ahora que registremos las facturas electrónicas conforme a la nueva normativa. Sin embargo, si eres de los míos y te gestionabas con aplicaciones no especializadas en facturación, no hay mayor problema.
En mi caso personal uso Numbers, que es «el Excel de Apple», pero si utilizas ese mismo Excel, Word, Pages o cualquier otro procesador de textos y números, no te preocupes porque en casi todos los casos no habrá que hacer nada especial con la administración.
Qué cambia con Verifactu
Ejemplo de cómo debe ser una factura válida para registrarse en Verifactu
Conocido oficialmente como Veri*Factu, no es una herramienta como tal, sino una modalidad dentro del nuevo reglamento de sistemas informáticos de facturación aprobado en 2023. Con él se pretende combatir el fraude fiscal y mejorar la trazabilidad de las operaciones.
Por ello, se exige un registro electrónico de las facturas a los siguientes profesionales:
- Microempresas: todas las que tengan menos de 10 trabajadores y un volumen de negocio de hasta 2 millones de euros.
- Pequeñas empresas: todas las que tengan entre 10 y 49 trabajadores y un volumen de negocio de hasta 10 millones de euros.
- Empresas medianas: todas las que tengan entre 50 y 249 trabajadores y un volumen de negocio de hasta 50 millones de euros.
- Trabajadores autónomos: personas físicas dadas de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, independientemente de su volumen de ingresos.
Los plazos para empezar a usar Verifactu comienzan el 1 de enero de 2026, aunque solo para empresas (independientemente de su tamaño). Los autónomos tenemos algo más de tiempo, ya que no será obligatorio que nos ajustemos al nuevo sistema hasta el 1 de julio de 2026. Aunque podemos empezar desde ya mismo si queremos, de forma opcional.
Lo que cambia es que, a partir de esas fechas y en función del tipo de empresa o autónomo, se deberá garantizar que las facturas están registradas en el sistema Verifactu. Sin embargo, se aplica principalmente a quienes utilicen software de facturación que realice procesos automáticos sobre los datos, y no a quienes, como yo, usamos procesadores de textos u hojas de cálculo como Numbers para generar facturas de forma manual.
Entonces, ¿puedo seguir como hasta ahora?
Mi proceso habitual de facturación es sencillo: genero la factura con una plantilla de Numbers, la exporto como PDF y se la remito a mis clientes adjuntándosela en un correo electrónico. Y bien, el procedimiento seguirá siendo idéntico cuando entre en vigor Verifactu.
Quienes hacemos esto, tenemos la posibilidad de usar sistemas de facturación compatibles con Verifactu e incluso usar la herramienta web de Hacienda para generar allí las facturas y también registrarlas. Sin embargo, no es necesario hacerlo.
Lo importante está en que sigamos cumpliendo con los requisitos obligatorios de las facturas en cuanto a datos. En ella deben aparecer todos estos datos:
- Fecha de expedición de la factura.
- Nº de factura con un código numérico o alfanumérico que sea consecutivo con anteriores facturas.
- Nombre y apellidos del emisor.
- DNI/NIF del emisor.
- Dirección fiscal del emisor de la factura.
- Nombre y apellidos/Razón social del receptor.
- DNI/NIF del receptor.
- Descripción del contenido por el que se presta el servicio o se vende el producto.
- Cantidades claramente especificadas en divisas.
- Impuestos aplicables a la operación (IVA, IPRF…).
- Número de registro del operador intracomunitario si procede al ser una operación intracomunitaria.
Por supuesto, se pueden añadir otros datos como la dirección fiscal del receptor de la factura o el método de pago, pero es opcional. También será obligatorio que conserves las facturas, ya sea en formato PDF o impresas.
Cuándo hay que hacer un procedimiento especial
La propia plataforma de la Agencia Tributaria servirá para emitir esas facturas
Como ya indicábamos, la obligación de emitir facturas en formato electrónico con registro mediante sistemas compatibles con Verifactu afecta especialmente a quienes utilizan software de facturación dedicado o profesional que automatiza y procesa la información de las facturas. Pero no a quienes usen otros software manuales.
Existen excepciones en las que sí debemos cambiar el procedimiento de facturación si usamos aplicaciones como Numbers y otros procesadores que no estén especializados en la facturación. Es cuando emitamos una factura a una administración pública o una gran empresa (toda aquella que tenga más de 250 empleados, su volumen de negocio supere los 50 millones de euros anuales y/o su balance general supere los 43 millones de euros).
En todos esos casos, la factura debe emitirse en formato electrónico con Verifactu. Si usas Numbers u otras aplicaciones similares, deberás complementar el proceso con un software especializado que valide la factura en el formato oficial exigido. Sirve con el que ofrece la Agencia Tributaria vía web.
Si eres autónomo y usas Numbers o un procesador simple para generar tus facturas, puedes estar tranquilo: Verifactu no te obligará a cambiar tu método hasta que utilices un sistema informático de facturación que procese y registre automáticamente las facturas.
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La noticia
Llevo años usando Numbers y Excel para crear mis facturas como autónomo. Esto es lo que cambiará (y lo que no) con Verifactu
fue publicada originalmente en
Applesfera
por
Álvaro García M.
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