La llegada de un nuevo sistema de facturación como Verifactu nos obliga a todos los autónomos o empresarios a prepararnos para un cambio. Como autónomo, mi primera reacción fue investigar qué implicaba y, sobre todo, si tendría que asumir un nuevo coste mensual. Internet está lleno de programas de facturación muy completos que ya son compatibles, pero la mayoría suponen una cuota de suscripción que puede rondar los 8, 10 o 15 euros.
Aunque en mi caso particular, por mi tipo de actividad, no estoy obligado a implementarlo, me gusta ser previsor y tener las herramientas listas. Por eso, investigué si existía una alternativa a los programas de pago, y la encontré en la propia web de la Agencia Tributaria. Hay una forma de cumplir con la ley sin gastar un céntimo y sin instalar una sola aplicación, y te voy a contar cómo funciona.
Primero, aclaremos: qué es Verifactu y si de verdad te afecta
Antes de meternos en materia, es fundamental entender qué es Verifactu (o VERI*FACTU, su nombre oficial). No se trata de un software, sino de un nuevo sistema que requiere que las facturas emitidas queden registradas en la Agencia Tributaria de forma automática, segura e inalterable. El objetivo es combatir el fraude fiscal, asegurando que cada factura genere un registro único con una especie de huella digital y un código QR que la haga verificable.
La pregunta clave es: ¿cuándo es obligatorio? Las fechas varían. Para las empresas, la obligación comienza el 1 de enero de 2026. Los autónomos, por otro lado, tenemos un plazo mayor, hasta el 1 de julio de 2026.
No obstante, existen excepciones. Los autónomos que tributan por módulos o están en el régimen de recargo de equivalencia (siempre que no emitan facturas completas) quedan exentos.
Además, si elaboras tus facturas con herramientas ofimáticas como Excel o Word únicamente para imprimirlas o enviarlas por correo electrónico (sin usar funcionalidades de cálculo complejas o macros), tampoco se considera que uses un «sistema informático de facturación» (SIF) y, por tanto, no estás obligado a usar Verifactu.
Este es mi caso: soy autónomo, hago mis facturas en Canva y las envío como PDF a mis clientes. Por lo tanto, no necesito una factura validada por Verifactu, incluso después del 1 de julio de 2026.
Autónomos con una factura hecha en un Excel, Numbers y enviada como PDF no requerirá utilizar Verifactu
La alternativa gratuita frente a los programas de pago
Las aplicaciones de pago como Holded, Quipu o FacturaDirecta son herramientas muy buenas para quienes gestionan un volumen elevado de facturación, ya que automatizan gran parte de la contabilidad y ahorran mucho tiempo. Sin embargo, para profesionales con una facturación más esporádica o sencilla, asumir un coste fijo mensual puede no estar en sus planes.
La clave está en evaluar las necesidades de cada uno. Ese tipo de programa puede ahorrarte mucho tiempo por tan solo diez euros al mes (o el precio que sea). Pero para muchos autónomos y pequeñas empresas, quizás el volumen de facturas sea tan reducido que puedan hacerlo por sí mismos. En este caso, existe una alternativa oficial y gratuita que cumple con todos los requisitos de la nueva normativa.
El tutorial: creando tu primera factura Verifactu paso a paso
La propia Agencia Tributaria ofrece una aplicación web gratuita que permite emitir facturas compatibles con Verifactu. Funciona desde cualquier navegador, incluido Safari en tu Mac. Aunque recomiendan hacerlo desde Chrome o Firefox. Nosotros, como verdaderos «fanboys» vamos a hacerlo desde Safari. El funcionamiento según nuestras pruebas, es correcto. El único requisito indispensable es disponer de un Certificado Digital o estar registrado en el sistema Cl@ve.
Paso 1: Accede a la aplicación web de hacienda
Dirígete a la Sede Electrónica de la AEAT y haz clic en «Acceso a la aplicación de facturación de la AEAT». El sistema te pedirá que te identifiques.
Paso 2 (recomendado): configura tus datos por defecto
Para agilizar el proceso en el futuro, es muy útil que, la primera vez que accedas, vayas al menú principal y pulses en «Mis datos». Ahí puedes rellenar tu información como emisor (NIF, nombre, etc.) para que se cargue automáticamente en cada nueva factura. Desde este menú también puedes crear una cartera de clientes y un catálogo de productos o servicios. Te recomiendo hacerlo todo desde un inicio para ir más rápido después.
Paso 3: Emite tu factura
En el menú principal, selecciona «Emisión de facturas». El formulario te guiará por varias secciones:
- Datos del destinatario: introduce los datos de tu cliente o selecciónalo de tu cartera si ya lo has guardado.
- Identificación de la factura: indica el número de serie y el número de factura. El manual aconseja crear series desde «Gestión de N.º de serie» para que la numeración correlativa sea automática.
- Datos de la operación: añade la fecha y una descripción clara del trabajo realizado.
- Productos y servicios: haz clic en «Añadir producto/servicio» para introducir las diferentes líneas de la factura, especificando descripción, cantidad, precio unitario e impuestos.
- Te recomendamos añadir y activar el botón de datos de pago y retenciones. Aquí podrás añadir el IRPF o tus datos bancarios.
- Validar: una vez completados todos los campos, pulsa el botón «Validar/Generar factura». También existe la opción de «Guardar borrador» por si necesitas continuar más tarde.
Paso 4: Firma y descarga el documento final
Tras validar, la aplicación te mostrará un resumen detallado de la factura para que lo revises. Puedes usar la opción «Previsualizar PDF» para asegurarte de que el aspecto es el correcto. Si todo está en orden, pulsa «Firmar y enviar».
El sistema te pedirá una última confirmación. Al aceptarla, la factura quedará registrada en Hacienda y se generará el documento definitivo. Finalmente, solo tendrás que pulsar en «Descargar» para obtener el PDF de la factura, que ya incluirá el código QR y estará lista para ser enviada a tu cliente.
Si bien el manual oficial en PDF o incluso los pasos de este tutorial pueden asustar un poco al principio, hay que decir que una vez te pones, no es para tanto. Ya sabemos cómo son las páginas de la administración: poco amigables, llenas de listados y enlaces que no siempre son intuitivos. Pero la realidad es que, una vez haces la primera factura, las siguientes se emiten de forma muy fácil.
Programas con mejores diseños web o con aplicaciones dedicadas para Mac, iPad y iPhone los hay, pero claro, pasando por caja. Ahí ya dependerá de las necesidades y el presupuesto de cada uno. Nosotros, de momento, nos quedamos con esta solución oficial: es gratuita y está al alcance de todos.
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La noticia
Ni un euro, ni una app: así voy a hacer mis facturas Verifactu desde el Mac con la herramienta oficial y gratuita de Hacienda
fue publicada originalmente en
Applesfera
por
Guille Lomener
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