Steve Jobs ya identificó en 1986 uno de los mayores enemigos de la productividad: las reuniones de trabajo. No ha sido el único. Es un tema del que se habla mucho. Un ex CEO de Google, que es uno de los creadores de la empresa, tuvo una idea para hacer las reuniones productivas, hace años.
En 2011, Larry Page asumió el cargo de CEO de Google en el lugar que ocupaba Eric Schmidt. La compañía tenía 30.000 empleados y estaba en crecimiento con el objetivo de ser una de las mayores empresas mundiales del sector de las tecnologías. Eso, en la práctica, suponía asumir retos cada vez más ambiciosos.
Jacob Voytko, ex empleado de la empresa ha compartido una anécdota a este respecto. Cuenta que Larry Page bromeaba sobre la competencia haciendo alusión a que empresas como Yahoo! tardaban semanas en publicar algo en su página principal.
Pero, la empresa pasó a tardar semanas en publicar datos en su página principal, y Page estaba seguro de ser el blanco de las bromas de alguna startup. Y ahí decidió que tenía que tomar decisiones drásticas.
Ideas para modernizar las reuniones
Un plan para ser más eficientes y rápidos fue cambiar la forma en la que Google hacía sus reuniones. Larry Page envió un correo electrónico a toda la empresa con pautas, en un intento de modernizar la forma en que se realizaban las reuniones. Entre otros asuntos, cada encuentro tendría a un «tomador de decisiones».
Además, las reuniones debían tener un límite de 10 personas y todos los participantes en una reunión debían aportar sus ideas o no debían asistir. Las reuniones de una hora debían durar 50 minutos para que los participantes tuvieran la oportunidad de usar el baño entre reuniones.
El mail de Page para todo Google afirmaba que, exigía que, aunque se pueden debatir temas, cuando se toma una decisión, todo el mundo debe actuar como si la decisión hubiera sido suya. También que «toda reunión tiene un propósito, una estructura y una agenda claros» y que todos los convocados deben estar presentes, puntuales y sin realizar más tareas en ese momento.
Aunque los encuentros tenían que organizarse en pequeños grupos, las notas tomadas debían luego difundirse ampliamente.
Además, como recogía BI en aquel momento, cuando se filtró la carta de Page en 2011, esta afirmaba que «ninguna decisión debe esperar jamás a una reunión. Si es absolutamente necesario celebrar una reunión antes de tomar una decisión, debe programarse de inmediato».
Los cambios generaron cierto caos
En una de estas reuniones de toma de decisiones, alguien le preguntó si Google Calendar debería tener una duración predeterminada de 25 y 50 minutos para las reuniones en lugar de 30 y 60 minutos, para adaptarse a las ideas de Page y este dijo que sí. Por tanto, alguien del equipo de Google Calendar lo implementó.
Sin embargo, en la práctica hubo problemas. Afirma Voytka que, en muchos de los casos, las reuniones seguían hasta que no les quedaba a los asistentes más remedio que acabar porque llegaban personas a usar la sala para tener su propia reunión.
Un equipo de la oficina de Nueva York que sí parece que amaban los encuentros muy cortos encontraron otra solución y los hacían de pie. Su idea fue reservar las salas en esos diez minutos que había entre una reunión de 50 minutos y la siguiente. Si todas las salas de reuniones tenían huecos libres en los últimos 10 minutos de cada hora, ellos se quedaban con ese rato.
Pero eso también, como revela el ex trabajador en su cuenta de Substack, creó cierto caos, ya que en la mente de los demás la sala solo podía reservarse a cada hora y había fricciones entre quienes estaban en reunión y querían alargar un poco más el tiempo, a pesar de las reglas y los que tenían la sala reservada fuera de hora.
Más medidas drásticas para asegurar la eficiencia
Además, en esta gran reorganización de Page, la empresa se dividió en siete grupos de productos con líderes claros y se realizó para asegurar que la responsabilidad recayera en una sola persona. El objetivo era contar con un esquema organizativo más ágil, similar a una startup.
Otras de las medidas drásticas fue el cierre de proyectos grandes como Buzz para centrar más esfuerzos Google+, como la empresa explicó en aquellos momentos. Otras fue buscar soluciones para que las reuniones no acabasen siendo un escollo a la productividad.
Imagen | Foto de Marian Kamenistak en Unsplash
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Steve Jobs ya identificó en 1986 a un gran enemigo de la productividad. El CEO de Google luchó para arreglarlo y vio lo difícil que era
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Bárbara Bécares
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